— Menschen bei Herbert —

Fuhrparkmanagement 

Interview mit Kati Braun, Zertifizierte Fuhrparkmanagerin (DEKRA)

arbeiten bei der Herbert Gruppe
Guten Tag, Frau Braun, Sie sind Managerin der knapp 350 Fahrzeuge umfassenden Flotte der Herbert Gruppe. Was kann man sich unter dem Beruf einer Fuhrparkmanagerin vorstellen?

Beim Fuhrparkmanagement steht der wirtschaftliche Betrieb des Fuhrparks im Fokus. Hierfür wird für jedes Fahrzeug eine eigene Dokumentation geführt. Alle Reparaturen und Nutzungen werden dort vermerkt. Anhand der Daten kann ich entscheiden, welche Reparaturen wirtschaftlich sinnvoll sind oder wie lange das Fahrzeug in der Flotte noch eingesetzt wird. Jedes einzelne Fahrzeug hat also eine Art Biografie, mit der es während seines Produktlebenszyklus bei uns vorausschauend gemanagt werden kann. Das gilt nicht nur im Fall einer Panne, sondern auch für Fragen, wann am besten die regelmäßigen Wartungsarbeiten durchgeführt werden, oder wie lange man für welche Reparaturen einplanen muss. Das ganze Fuhrparkmanagement soll im Hintergrund ablaufen, sodass die übrigen Mitarbeiter möglichst wenig in ihren Tätigkeiten eingeschränkt werden und z.B. Wartungsarbeiten optimal mit den Einsatzplänen vereinbar sind. Es fallen aber auch so einfache, wiederkehrende Arbeiten an, wie die Strafzettelerfassung und Bearbeitung, Ausgabe von Tankkarten und Kontrolle der Tankrechnungen.

Das klingt alles ziemlich aufwendig und betriebswirtschaftlich. Wo lernt man so etwas?

Dafür gibt es eine spezielle Weiterbildung zur ›zertifizierten Fuhrparkmanagerin (DEKRA)‹. Die Firma Herbert hat sie mir angeboten, finanziert und mich dafür zum Teil auch von der Arbeit freigestellt. Dort lernt man neben den betriebswirtschaftlichen Faktoren des Fuhrparkmanagements auch ebenso wichtige Aspekte wie Steuerrecht, Verkehrsrecht oder Versicherungsmanagement speziell auf den Fuhrpark bezogen. Und in diesen Bereichen muss man sich auch ständig auf dem Laufenden halten, weil sich die Vorgaben fortwährend ändern. Denn wir sind für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich, das fängt bei TÜV-/AU-Erneuerungen an und erstreckt sich bis zu den regelmäßigen Führerscheinkontrollen aller Fahrer.

»Schon in meiner Ausbildung wurde ich mit dem Fuhrpark vertraut.«

Zu Beginn meines Arbeitslebens habe ich eine Ausbildung zur Bürokauffrau absolviert und anschließend eine berufliche Fortbildung zur Betriebswirtin mit Fachrichtung Controlling gemacht. Diese zusätzlichen Kenntnisse des internen Rechnungswesens kann ich nun auch sehr gut für unsere ständige Kostenkontrolle verwenden. Da wir alle Wagen als Kostenstellen führen, lassen sich hierdurch sehr gut z.B. statistische Ausreißer identifizieren. Außerdem hilft das Controlling, Einsparpotentiale zu entdecken.

Schon seit der Ausbildung bin ich bei der Firma Herbert. Mit dem Fuhrpark wurde ich bereits gegen Ende meiner Lehrzeit vertraut, sodass ich diesen von der Pike auf kennengelernt habe. In dieser Abteilung haben wir auch den Entwurf für eine einheitliche Dienstwagenrichtlinie der gesamten Unternehmensgruppe erarbeitet, deren Einhaltung wir laufend kontrollieren. Und wir schließen mit jedem Fahrer individuelle Übergabe- und Nutzungsverträge ab, die sich an der Nutzungsart orientieren und die Dienstwagenrichtlinie umsetzen.

Kommen Sie bei all dem Management auch noch mit den Fahrzeugen selbst in Kontakt?

Ja, sicher. Darauf lege ich sogar besonderen Wert und das macht den eigentlichen Reiz des Berufs aus. Denn neben der Verwaltung haben mein Team und ich auch viel mit der Technik der Fahrzeuge zu tun. Wir prüfen vieles selbst an den Wagen. Nur wenn wir die Fahrzeuge auch technisch kennen, können wir einschätzen, wie lange eine Reparatur beispielsweise benötigt. Dadurch können wir bereits bei einem Anruf wegen einem Problem mit einem Wagen eine grobe Ferndiagnose stellen und dann die weiteren Werkstattmaßnahmen planen. Ich schicke meine zwei Fuhrparkmitarbeiter auch regelmäßig auf Praxis-Tage in die Werkstatt. Denn wer einmal bei einem Zahnriemen-, Getriebe- oder Kupplungswechsel zugeschaut hat, kann den Aufwand viel besser einschätzen.

arbeiten bei der Herbert Gruppe
Ein so professionell betriebener Fuhrpark ist aber nicht selbstverständlich? Ich kenne auch welche, da beschränkt sich das Management auf die Schlüsselausgabe und die Werkstattabwicklung.

Das Fuhrparkmanagement bei Herbert wird tatsächlich auf vergleichsweise anspruchsvollem Niveau betrieben. Wir meinen, dass ein vorausschauend gewarteter Fuhrpark entscheidend zum Unternehmenserfolg beiträgt. Es kostet nicht nur Zeit und Geld, wenn die Teams wegen Wagenpannen ihre Aufträge nicht erledigen können. Motivierte Mitarbeiter sind auch einfach genervt, wenn sie von schlecht funktionierender Arbeitsausstattung ausgebremst werden. Das gilt für das Werkzeug und noch mehr für den Firmenwagen. Deswegen wollen wir mit unserem Fuhrpark einen möglichst guten internen Service für die Herbert-Mitarbeiter bieten. Und das fängt dann eben schon beim fahrzeugtechnischen Verständnis an. Nur so lassen sich in Verbindung mit einem Schaden- und Risikomanagement etwaige Ausfälle und Schäden analysieren und weiter minimieren.

Das klingt nach einer spannenden Verbindung von kaufmännischen und technischen Aufgaben. War es anfangs schwierig, sich auch auf die Kfz-Technik einzulassen? Gelernt haben Sie ja ursprünglich Bürokauffrau. Woher stammt Ihr Interesse an Technik?

Nein, die Kfz-technischen Themen empfand ich nie als Hürde. Im Gegenteil, sie bereichern den Berufsalltag sehr. Ich bin auch so erzogen worden, dass Mädchen genauso einen Zugang zu Technik haben wie Jungen. Das ist eine Frage des persönlichen Interesses, nicht des Geschlechts.

Was würden Sie einer jungen Frau raten, die sich zur Fuhrparkmanagerin weiterbilden möchte, welche Voraussetzungen sollte sie mitbringen?

Allgemein sollte man – Frau wie Mann – neben dem kaufmännischen Verständnis und der entsprechenden Organisationsstärke ein technisches Interesse mitbringen. Daneben ist auch die Serviceorientierung und Diplomatie wichtig. Wir verstehen uns ja als Dienstleister innerhalb der Herbert Gruppe und versorgen unsere Kollegen mit Fahrzeugen. Neben der Kommunikation mit den Kollegen anderer Abteilungen kommt man hier mit vielen unterschiedlichen Berufsgruppen in Kontakt, mit Autohändlern genauso wie mit Kfz-Mechanikern oder Versicherungsvertretern. Das setzt auch ein gewisses Maß an Kommunikationsstärke voraus und nicht zuletzt bei Preisverhandlungen auch Durchsetzungsvermögen und Verhandlungsgeschick.

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